文書のやり取りで今でも頻繁に使われるのはＦＡＸです。現在ではＥメールもFAX送付状にかわって良く使われるようになりましたが、それでもFAXは手軽で便利なためコンピュータの不得意な年配の方にはよく利用されています。

FAX送付状の問題点

まず、FAXは電話と違い、直接取り次ぐことなく送信することが多くなりがちです。そのため本当に届くためには「FAX送付状」が必要となるのです。FAX送付状には、①相手先、②送信日時、③送信者、④送信枚数などをきちんと明記するようにしましょう。

次に大切なのはFAX送付状がきちんと相手に届いたかどうかです。送ったつもりになっていても、FAX番号を間違っていたり、別の人に届いていたりしては何の意味もありません。ですから、相手の手を煩わせないのがメリットのFAXでも、受信した方が連絡をするようにします。方法は、電話でもEメールでも構いません。

ただし、「FAX送付文は公開しても良い文書である」というのが前提であることを忘れてはいけません。外部に漏れてはいけない機密文書やプライベートな内容のものは原則的に使用しないようにします。

重要な連絡はFAX送付状より電話がマナー

現在ではEメールという便利なツールがあるため、ビジネスシーンではEメールの利用度は加速する一方です。しかし、このEメールにも落し穴があります。

その落とし穴とは、Eメールは基本的に「送りっぱなし」ということです。確かにEメールのオプション設定で「開封確認メッセージ」を要求すれば「送りっぱなし」にはならないのですが、送る相手が目上の人の場合はこのオプションは使うべきではありませんし、このオプション自体あまり評判も良くありません。

となると、緊急の場合や重要度の高い要件に関しては電話がベスト、ということになります。

FAX送付状の基本的なマナー

FAX送付状の基本マナーは以下のようになります。

1. 送信先は左上に「会社名」、改行して「部課」「氏名」+「様」を記述
2. 発信者名は1.の右下に「会社名」、改行して「部課」「氏名」、以下それぞれ改行して「住所」「TEL」「FAX」「Emailアドレス」を記述
3. 2.から一行空けて、左詰めで「送信日時」、改行して「送信枚数」を記述
4. 3.から一行空けて、中央に「件名」、改行して「本文」を記述

FAX送付状のフォーマット自体は色々なスタイルがありますが、基本的には上記のような並び順で記述するのが基本といえるでしょう。

また、FAX送付状のフォーマットは色々なサイトでダウンロードできます。自分で制作するのが面倒ならば、フリーでダウンロードできるFAX送信状テンプレートもありますので、探して見るのも良いでしょう。