手紙の書き方には一定の形式があります。頭語から始まり結語で終わる基本文例を知っておくと、手紙を書く際に非常に役立ちます。また、基本的に手紙は「前文」「主文」「末文」「後付け」の４ブロックで成り立っています。以下の基本文例に沿って手紙を書くと、マナーにかなった手紙を書くことができます。

1.前文の文例 

頭語で始まり、時候の挨拶、安否の挨拶までの手紙の導入部分が「前文」です。

①頭語とその文例

頭語は一行目の最初にくる手紙の書き出しの言葉です。以下の「時候の挨拶（あいさつ）」「安否の挨拶（あいさつ）」を省略する場合は「前略」で始めます。「前略」を使うときのポイントは「一字下げにしない」ということです。頭語はフォーマルな手紙に使用されますが、年賀状、暑中見舞い、お悔やみ状などには使用されませんので注意しましょう。

• 拝啓、拝呈（一般的な手紙）
• 謹啓、謹呈（形式ばった手紙）
• 急啓、急呈（急用の手紙）
• 前略、略啓（前文を省略する手紙）
• 拝復、啓復（返事の手紙）

②時候の挨拶（あいさつ）とその文例

時候の挨拶（あいさつ）は、季節を感じさせる言葉を書いて頭語に続きます。頭語から一字分空けて書くか、改行して一字分字下げして書きます。

• 厳寒の候。謹んで年の初めのお慶びを・・・（1月の時候の挨拶（あいさつ））
• 春寒の候。少しずつ日の光も増し・・・（2月の時候の挨拶（あいさつ））
• 早春の候。日ごと春めいてまいりましたが・・・（3月の時候の挨拶（あいさつ））
• 陽春の候。春雨に野山の草木もすっかり・・・（4月の時候の挨拶（あいさつ））
• 新緑の候。風薫る若葉の季節と・・・（5月の時候の挨拶（あいさつ））
• 向夏の候。さわやかな初夏の季節となりましたが・・・（6月の時候の挨拶（あいさつ））
• 盛夏の候。やっと梅雨も明け・・・（7月の時候の挨拶（あいさつ））
• 残暑の候。残暑厳しい折から皆様は・・・（8月の時候の挨拶（あいさつ））
• 初秋の候。秋とはいえ、暑さはまだまだ・・・（9月の時候の挨拶（あいさつ））
• 仲秋の候。夜長に虫の声も聞こえるようになり・・・（10月の時候の挨拶（あいさつ））
• 暮秋の候。紅葉ももう盛りを過ぎて・・・（11月の時候の挨拶（あいさつ））
• 寒冷の候。年の暮れのあわただしさを・・・（12月の時候の挨拶（あいさつ））

③安否の挨拶（あいさつ）とその文例

安否の挨拶（あいさつ）は読んで字の如し、相手の安否を確認するためのものです。もし自分の安否を伝える場合は、そのまま続けて書きます。

• 「その後お元気ですか」（先方の安否の挨拶（あいさつ））
• 「皆様いかがお過ごしでいらっしゃいますか」（先方の安否の挨拶（あいさつ））
• 「お変わりございませんか」（先方の安否の挨拶（あいさつ））
• 「お蔭様で、家族一同元気に暮らしております」（当方の安否の挨拶（あいさつ））
• 「毎日元気に働いております」（当方の安否の挨拶（あいさつ））
• 「おかげをもちまして、大過なく過ごしております」（当方の安否の挨拶（あいさつ））

2.主文の文例

「主文」は起こしの言葉、主文からなります。手紙の本題にあたり、具体的な内容を書きます。

④起こしの言葉とその文例

文章を改行し、以下のような起辞をつかってテーマを変えるのが起こしの言葉です。これ以降に手紙の具体的な内容が来ることを示唆します。

• さて
• ところで
• 実は
• つきましては
• このたび
• 早速ですが
• 突然ですが
• かねて申し上げましたように

⑤主文

手紙のメインテーマを述べます。内容は具体的に解かりやすく、簡潔に書くように気をつけます。

3.末文の文例

末文は話の後の挨拶にあたる部分になります。「結びの言葉」と頭語と対になった「結語」からなります。

⑥結びの言葉とその文例

改行し、相手に対する今後の指導やご厚誼（こうぎ）をお願いする言葉や、相手の繁栄を祈る気持ちを書きます。それと同時に用件を要約した言葉で文章を締めくくります。

• まずはお知らせまで。
• 右取り急ぎご連絡申し上げます。
• お元気でお過ごしください。
• 皆様のご自愛をお祈りいたします。
• ご返事をお待ちいたします。
• 乱筆をお許しください。
• 乱筆、乱文をお許しください。
• 後ほど詳しくご報告いたします。
• 委細後便。
• 末筆ながら皆様へもよろしくお伝えください。

⑦結語とその文例

結語は頭語と対になり、文を締めるときに使う言葉です。位置は末文から一行空け、文の一番下から一文字分あげて書きます。これも頭語と同様、年賀状、暑中見舞い、お悔やみ状などには使いません。

• 敬具、拝具（一般的な手紙）
• 敬白、謹言（形式ばった手紙）
• 敬具、謹言（急用の手紙）
• 早々、不一（前文を省略する手紙）
• 敬具、拝白（返事の手紙）

4.後付の文例

後付は、「何時」「誰から」「誰へ」書いた手紙なのかを明記する部分です。

⑧発信日

結語の後一行空けて、主文より小さめの字で書きます。位置は文頭から1～2文字分下げるのがマナーです。日付は投函する日ではなく、手紙を書いた日を記述します。

⑨差出人名

発信日の次の行に差出人名を書きます。位置は文の一番下より一文字分あげたところになります。もし便箋のスペースが足りなくなるようだったら、発信日と同じ行に書いても構いません。

⑩宛名

差出人名から一行空けて行頭から書き始めます。文字はやや大きめに書き、宛名には「様」「殿」などの敬称をつけます。

宛名が最後の行に来るのはマナー違反です。その場合は、差出人名を発信日の下に書いたり、本文自体を書き直したりするようにします。